Räkna på ett manuellt flöde innan ni automatiserar det.

De flesta beslut om automation fattas på magkänsla. Någon tycker att fakturahanteringen tar orimligt mycket tid, någon annan tycker att den går bra, och sedan avgörs det av vem som pratar högst på mötet.

Det är onödigt, för uträkningen är enkel. Den tar tio minuter och den ger ett tal som går att bråka om, vilket är hela poängen.

De fyra talen

Ni behöver fyra saker, och inget mer.

1. Hur ofta. Antal gånger per vecka sysslan görs.
2. Hur länge. Hur lång tid den tar varje gång, mätt och inte gissat.
3. Vem. Månadslönen för den som faktiskt gör den.
4. Hur mycket som går bort. Hur stor andel som realistiskt kan skötas utan människa.

Steg ett: gör om lönen till en timkostnad

Månadslönen är inte vad timmen kostar er. Ovanpå den ligger arbetsgivaravgift och semester, och under året finns färre arbetsveckor än femtiotvå.

Vi räknar så här:

timkostnad = månadslön × (1 + påslag) × 12 / (arbetsveckor × 40)

Påslaget sätter vi till 42 procent, vilket är arbetsgivaravgift på 31,42 procent plus semesterpåslag. Arbetsveckorna sätter vi till 46, alltså 52 minus semester och röda dagar. Båda går att ifrågasätta, och båda ska stå utskrivna så att den som vill kan ändra dem.

En medarbetare med 36 000 kronor i månaden kostar då 333 kronor i timmen. Inte 225, som lönen delad med 160 skulle ge.

Steg två: räkna timmarna, inte känslan

Säg att sysslan tar sex timmar i veckan. Över 46 arbetsveckor blir det 276 timmar om året.

Bedöm sedan hur mycket som realistiskt går att ta bort. Nästan aldrig hundra procent, för någon ska fortfarande titta på undantagen. Sätt 70 procent och ni har 193 timmar.

193 timmar gånger 333 kronor är 64 411 kronor om året. Ungefär 5 400 kronor i månaden.

Nu har ni ett tal att fatta beslut på. Kostar bygget mindre än så och håller i mer än ett år är svaret oftast ja. Det är hela analysen.

De tre ställen där kalkylen ljuger

1. Tiden är alltid underskattad

När folk uppskattar hur lång tid en syssla tar räknar de på själva momentet. De räknar inte på att bli avbrutna, leta rätt på filen, fråga en kollega och komma tillbaka in i arbetet igen.

Mät i en vecka i stället för att fråga. Vår erfarenhet är att den mätta tiden regelmässigt är högre än den uppskattade, och att skillnaden är störst för de sysslor folk tycker minst om.

2. Frigjord tid är inte kassaflöde

Det här är den viktigaste meningen i artikeln. Talet ni räknade fram är värdet av tid som frigörs. Det är inte pengar som dyker upp på kontot.

Om personen fortfarande är anställd och fortfarande arbetar heltid har er kostnad inte sjunkit med en krona. Det som hänt är att 193 timmar flyttats från något ingen ville göra till något annat. Det är oftast värt mycket, men det är en annan sak än en besparing, och den som blandar ihop dem tappar förtroendet i samma sekund som ekonomichefen frågar efter resultatet i bokslutet.

Så säg vilket det är. Antingen ska tiden användas till något som växer intäkten, eller så ska ni faktiskt inte ersätta nästa person som slutar. Båda är giltiga. Att inte välja är det inte.

3. Automationen har en egen kostnad

Ett byggt flöde är inte gratis att äga. Något går sönder när leverantören ändrar ett gränssnitt, någon ska titta på undantagen, och någon ska kunna svara på varför flödet gjorde som det gjorde.

Räkna in det. En rimlig tumregel är att lägga tillbaka en mindre andel av den frigjorda tiden som förvaltning. Gör kalkylen så tunn att den inte tål det avdraget var flödet fel kandidat från början.

När svaret är nej

Vi säger nej till uppdrag på den här uträkningen, och det är inte kokett. Fyra fall där ni inte ska bygga något:

• Sysslan görs sällan. Något som händer fyra gånger om året får aldrig igen bygget, hur irriterande det än är.
• Regeln ändras hela tiden. Om undantagen är fler än huvudfallet automatiserar ni kaos, och då blir det bara snabbare fel.
• Ingen äger flödet. Finns det ingen hos er som kan svara på vad som är rätt utfall finns det heller ingen som kan godkänna att flödet gör rätt.
• Det underliggande arbetet borde inte göras alls. Den vanligaste och mest lönsamma slutsatsen av en kartläggning är att rapporten ingen läser ska sluta produceras, inte automatiseras.

Gör den själva

Ta den syssla någon hos er suckar över på måndagar. Mät den i en vecka. Räkna med formeln ovan. Dra av en femtedel för förvaltning.

Blir talet större än vad ett bygge kostar har ni ett underlag. Blir det mindre har ni sparat er själva ett projekt, och det är också ett resultat.

Räknaren på startsidan gör exakt den här uträkningen med reglage, och skriver ut varje antagande så att ni kan ändra dem.